Le succès d'une clinique nécessite bien plus que le simple traitement des patients, et de nombreux praticiens peuvent se retrouver très rapidement dans l'eau chaude. Reece Tomlinson partage ses stratégies pour sauver une clinique défaillante, notamment en reconnaissant les signaux d'alarme, en réduisant les coûts d'exploitation et en écoutant votre personnel.

On dit qu'il existe deux types de propriétaires d'entreprise : ceux qui ont tout perdu (ou qui en ont été très proches) et ceux qui le feront. Pourquoi est-ce pertinent, car la plupart des entreprises traversent des périodes de défis qui nécessitent des stratégies visant uniquement à renverser la tendance. Cet article s'adresse aux propriétaires et aux gestionnaires de cliniques qui traversent une période difficile, où les enjeux sont élevés, car il concerne spécifiquement les stratégies et les tactiques visant à changer le cours de la clinique d'une situation potentiellement inquiétante à une activité lucrative et durable.

Indications indiquant que la clinique est en difficulté

D'après mon expérience en tant que comptable professionnel agréé, conseillère auprès d'entreprises sur la manière de redresser leurs activités et dirigeant plusieurs entreprises mondiales, dont certaines rencontrent d'importants défis financiers et opérationnels, je pense que certains indicateurs indiquent que la clinique éprouve des difficultés financières et autres. Si l'on met de côté les signaux d'alarme évidents, tels que les poursuites pour non-paiement, le non-respect des obligations salariales et les demandes légales de paiement, il existe quatre indicateurs facilement identifiables qui, seuls ou combinés, constituent des signes avant-coureurs directs indiquant que la clinique est confrontée à des défis actuels ou imminents en ce qui concerne sa capacité de fonctionnement.

Ces indicateurs sont les suivants :

• Pénurie constante de liquidités. En général, le fait d'être constamment à court de liquidités peut être résumé comme l'incapacité de l'entreprise à accumuler les liquidités nécessaires pour payer les coûts d'exploitation et, par conséquent, à dépasser le point où l'argent sort aussi rapidement qu'il entre. Le problème de la pénurie constante de liquidités touche les entreprises de toutes tailles dans tous les secteurs et constitue une source de préoccupation majeure car cela indique que l'entreprise n'est pas durable.
• Diminution des ventes et augmentation des coûts d'exploitation. Lorsque les ventes diminuent et que les coûts d'exploitation restent stables et/ou augmentent, cela crée une situation qui affectera la clinique si rien n'est fait. Dans de telles situations, la capacité de la clinique à générer des flux de trésorerie positifs est sérieusement remise en question.
• Incapacité à générer des flux de trésorerie positifs. La différence entre les liquidités générées par l'entreprise et celles qui sont dépensées peut être définie comme la trésorerie générée par l'entreprise. Par conséquent, si la clinique n'est pas en mesure de générer des flux de trésorerie positifs, si elle n'est pas traitée ou si aucun argent supplémentaire n'est injecté, elle tombera lentement en défaut financier et ne sera plus pertinente. La génération de flux de trésorerie positifs est une exigence essentielle pour toute entreprise
• Incapacité de respecter ses engagements financiers. Lorsque la clinique n'est plus en mesure de faire face à ses obligations financières, notamment en matière de paie, de remboursement de dettes et de paiements aux fournisseurs, c'est un indicateur majeur que la clinique fait face à des problèmes importants qui, s'ils ne sont pas résolus, entraîneront une fermeture imminente de la clinique.

Identifiez la « piste » de trésorerie

Lorsqu'il est établi que la clinique est en difficulté et qu'elle est en train de dépenser de l'argent à un rythme insoutenable, il est primordial que la clinique détermine le montant de trésorerie disponible avec lequel elle doit travailler et combien de temps il lui faudra exactement avant qu'elle n'utilise cet argent au taux actuel. Une formule simple pour calculer le temps qu'il reste à la clinique avant de manquer de liquidités, souvent appelée « piste », est la suivante : trésorerie disponible/taux d'utilisation quotidien (dépenses requises pour maintenir la clinique en activité) = nombre de jours ouvrables avant que l'entreprise ne soit à court de liquidités. Idéalement, la piste devrait être aussi longue que possible, mais il faut savoir qu'il n'y a pas de bonne ou de mauvaise réponse en ce qui concerne la longueur de la piste pour l'entreprise ; cependant, il est essentiel que ce chiffre soit déterminé car plus la piste est courte, plus la clinique doit mettre en œuvre les changements rapidement et plus ils doivent être radicaux car les problèmes devront être corrigés rapidement.

Transformer la clinique

J'ai toutefois identifié certains signes avant-coureurs courants indiquant qu'une clinique peut avoir besoin d'une stratégie de redressement, et j'ai clairement indiqué la nécessité de définir clairement le calendrier dans lequel la clinique doit surmonter les défis et se redresser avant de manquer de liquidités. Cependant, le véritable défi réside dans la question de savoir comment corriger exactement les problèmes à l'origine des difficultés rencontrées par la clinique et, ce qui est tout aussi important, comment les corriger dans les délais impartis. En fonction de la gravité de la situation, il existe six tactiques courantes que j'ai utilisées et que je recommande vivement pour corriger la trajectoire d'une entreprise qui s'engage sur une voie autrement inquiétante. Malheureusement, il n'existe pas de solution unique pour résoudre les problèmes auxquels une clinique peut être confrontée et ces solutions nécessitent invariablement du travail, de l'engagement et parfois des décisions très difficiles à prendre. Vous trouverez ci-dessous quelques tactiques qui peuvent être utilisées pour transformer la clinique, classées en fonction de la gravité des défis rencontrés. Notez que ces modifications devraient être apportées rapidement, car plus la piste disponible est courte, plus le temps disponible pour corriger la situation est court.

Mobiliser l'équipe autour d'un objectif principal

Lorsque la clinique fait face à des difficultés ou a besoin d'une restructuration complète, la première étape consiste à s'assurer que l'équipe de direction et les employés de la clinique sont d'accord avec les changements qui peuvent être nécessaires pour remettre la clinique sur les rails. Bref, ils doivent pleinement soutenir l'objectif principal qui consiste à transformer la clinique. Par expérience, je recommande de veiller à ce que les employés soient pleinement conscients des défis, des raisons pour lesquelles des changements sont nécessaires pour les corriger, du plan pour l'avenir et, en fin de compte, de ce qui est attendu d'eux en tant qu'équipe et en tant qu'individus pour faire avancer les choses dans la bonne direction. Ce faisant, il est important de veiller à ce que l'équipe reste optimiste quant à la possibilité de changer et à ce que l'avenir de l'entreprise, y compris ses rôles individuels, soit meilleur grâce à la restructuration. Dans de telles situations, la transparence est essentielle et les employés respecteront la direction pour son honnêteté face à la situation, car ils sont probablement beaucoup plus conscients de ce qui se passe qu'on ne le pense. Rallier l'équipe est essentiel dans toutes les situations de retournement et ne doit pas être négligé, car pour que le redressement soit un succès, votre équipe doit être engagée et impliquée.

Écoutez votre équipe

Après avoir sensibilisé votre équipe de direction et vos employés à la situation et les avoir ralliés autour de l'objectif principal de transformer la clinique, il est impératif que la direction et les propriétaires de la clinique écoutent les employés de l'entreprise. Les employés de la clinique auront des idées pour corriger les problèmes qui affligent la clinique depuis des années. Les petites victoires s'additionnent aux grandes victoires et vos employés auront certainement des idées à mettre en œuvre pour améliorer la rentabilité tout en réduisant les coûts.

Réduire les coûts d'exploitation

Lorsqu'une clinique fait face à des problèmes de trésorerie liés à une rentabilité opérationnelle insuffisante, la réduction des coûts d'exploitation est un élément clé pour renverser la situation. L'absence de rentabilité opérationnelle suffisante influence considérablement la clinique, car elle oblige l'entreprise à dépenser plus d'argent qu'elle n'en rapporte. Par conséquent, dans les situations où les coûts d'exploitation épuisent les liquidités, des mesures doivent être prises pour corriger le problème sous-jacent. Quelle que soit la taille de la clinique, les coûts discrétionnaires et non essentiels peuvent être réduits ou entièrement supprimés. En fonction de la gravité des problèmes financiers rencontrés par la clinique, l'objectif est de réduire les coûts, afin que l'entreprise puisse retrouver une position où elle génère des flux de trésorerie positifs ; cela peut inclure tous les coûts liés aux opérations et à la croissance stratégique, y compris les salaires des employés. Réduire le personnel n'est certainement pas une décision amusante à prendre, mais il peut être tout à fait nécessaire de réduire les coûts d'exploitation de la clinique à un niveau rentable. Plus la piste est courte, plus les coûts d'exploitation doivent être réduits et plus ils devraient se produire rapidement. Toutefois, dans certaines circonstances où la réduction des coûts peut ne pas être suffisante pour générer des flux de trésorerie positifs, l'objectif est de réduire les coûts autant que possible sans affecter la capacité de l'entreprise à fournir ses produits ou services aux clients afin de réduire les dépenses de trésorerie tout en utilisant des tactiques plus sévères pour améliorer la situation.

Retardez les dépenses inutiles

De nombreuses cliniques se trouvent dans des situations difficiles en raison de dépenses inutiles qui peuvent créer une pression négative sur les flux de trésorerie. Il est très important de noter que les flux de trésorerie disponibles, parfois appelés flux de trésorerie disponibles, sont nécessaires aux opérations et que l'utilisation de la trésorerie disponible pour financer des dépenses inutiles qui ne sont pas directement liées à la capacité de la clinique à générer des ventes ou à générer des bénéfices réduit les liquidités disponibles. L'utilisation des liquidités disponibles pour des dépenses inutiles augmente la probabilité que la clinique ne soit pas en mesure de maintenir les activités de l'entreprise et se retrouve donc dans des situations précaires, telles que l'incapacité de payer les factures à temps, le non-respect d'obligations financières essentielles et l'endettement pour couvrir les dépenses opérationnelles. La solution la plus simple consiste à cesser complètement les dépenses inutiles et à retarder ou financer les dépenses en capital par d'autres méthodes, telles que l'endettement à long terme, les contrats de location-acquisition ou le ralentissement des investissements dans la clinique. Cela peut sembler contre-intuitif, mais le coût d'un emprunt pour une dépense d'investissement peut être nettement inférieur à celui de devoir jongler avec des problèmes de trésorerie persistants et les coûts associés aux retards de paiement et aux formes d'endettement à taux d'intérêt élevé (cartes de crédit, prêts à court terme, etc.).

Concentrez-vous uniquement sur les procédures rentables

La plupart des entreprises proposent des produits ou services clés pour lesquels elles sont connues et génèrent la majeure partie de leurs revenus et de leurs bénéfices. En ce qui concerne les interventions effectuées par la clinique, il convient de noter que le fait de se concentrer sur un trop grand nombre de procédures, en particulier celles dont la rentabilité est limitée ou inconnue, peut entraîner un préjudice financier considérable pour la clinique. Par la suite, il est très important que la clinique comprenne et se concentre sur les procédures qui offrent des niveaux de rentabilité adéquats et qui sont considérées comme utiles pour la clientèle de la clinique et la démographie du marché cible local. Lors de l'évaluation de la rentabilité spécifique de la procédure, la clinique doit prendre en compte tous les aspects de la procédure, y compris les coûts de location ou de financement des machines, les coûts de formation, le marketing et les autres coûts connexes. Pour certaines cliniques, il peut devenir évident que certaines procédures ne génèrent tout simplement pas de profits suffisants et, dans certains cas, coûtent de l'argent à la clinique sous la forme de coûts liés à la perte d'opportunités et de la nécessité de mobiliser du personnel et des capitaux pour effectuer des procédures qui ne génèrent pas de bénéfices.

Procédure de révision des prix de vente

Lorsque la clinique a besoin d'augmenter ses ventes ou sa rentabilité, elle doit revoir la tarification des procédures et déterminer si la modification de la tarification peut avoir un impact sur la demande et la rentabilité. Par exemple, si la clinique effectue 100 traitements de comblement dermique par mois à un taux moyen de 300 euros par traitement et que le coût du traitement est de 200€, une augmentation de prix de 5 % fait baisser la demande de 2 %, cela entraînera une augmentation de la rentabilité de 12,7 % et des revenus supplémentaires de 1 270€ par mois. En outre, avec moins de traitements, moins de soutien est nécessaire et, par conséquent, les coûts diminuent et/ou une plus grande attention peut être accordée aux patients, ce qui aide la clinique de multiples autres manières. Le visuel de ce scénario est présenté ci-dessous.

Concentrez-vous uniquement sur une croissance rentable

De nombreux propriétaires de cliniques souhaitent développer leur activité et font de sérieux efforts pour y parvenir. Il est toutefois important de se rendre compte que la croissance d'une clinique nécessite de l'argent et qu'elle épuise souvent les fonds disponibles, qui peuvent être nécessaires pour poursuivre ses activités. Une croissance plus rapide que le taux auquel l'entreprise génère des liquidités créera des flux de trésorerie négatifs et épuisera les liquidités disponibles, ce qui, dans de nombreux cas, constitue une cause importante de préjudice financier et n'est pas durable. Par conséquent, la façon la plus simple de gérer cela est de vous assurer que vous disposez d'un fonds de roulement suffisant avant de vous lancer sur la voie de la croissance et que vous avez des plans pour gérer les surprises, qui se présenteront toujours. Tout aussi important, la croissance rentable, qui peut généralement être définie comme une croissance pouvant être alimentée par les liquidités générées par les activités de la clinique, devrait être au cœur de toute clinique confrontée à des défis financiers ou opérationnels.

Renégocier les contrats de prêt et les conditions de paiement

Si la clinique éprouve des difficultés à respecter ses obligations financières ou s'attend à ne plus être en mesure de payer ses factures à temps (ou en général) ou d'effectuer des remboursements de prêts, etc., il est essentiel que la clinique informe ses fournisseurs et ses financiers de la situation. Cela peut sembler contre-intuitif, toutefois, le fait d'informer les financiers et les fournisseurs que la clinique va être en retard dans le paiement des factures tout en demandant simultanément des conditions révisées jusqu'à ce que le délai soit terminé peut souvent réduire considérablement les coûts d'emprunt et les coûts liés aux fournisseurs. La plupart des financiers et des fournisseurs savent que travailler avec une clinique pour mettre en œuvre un plan de paiement réalisable pour le remboursement des montants impayés est une option meilleure, moins coûteuse et plus rentable pour toutes les parties que de prendre des mesures plus drastiques telles que demander des prêts, intenter des poursuites, etc. En résumé, il est possible de faire volte-face à la clinique, dans presque toutes les situations. Pour ce faire, il faut toutefois engager des discussions difficiles et prendre des décisions qui peuvent être source d'humilité. Si vous rencontrez ces défis, sachez que vous n'êtes pas seul et qu'ils peuvent être corrigés, mais vous devrez agir et le plus tôt sera le mieux. Même si vous ne rencontrez pas de problèmes de trésorerie, vous pouvez toujours appliquer bon nombre des tactiques ci-dessus pour améliorer les flux de trésorerie et, ce faisant, rendre votre clinique plus saine et plus solide financièrement.

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