Reece Tomlinson, directrice commerciale internationale, explique l'importance de gérer les flux de trésorerie dans les cliniques et comment les contrôler efficacement

Les problèmes de gestion des flux de trésorerie ont entraîné la disparition de nombreuses entreprises prospères. Selon la société d'évaluation du crédit des entreprises Dun and Bradstreet, une mauvaise gestion des flux de trésorerie entraîne la faillite de 90 % des petites entreprises. En outre, une étude récente de la Banque de développement du Canada indique qu'une mauvaise gestion des flux de trésorerie est la principale cause de faillite d'une entreprise. Une autre étude de la très convoitée banque américaine suggère que 82 % de toutes les faillites d'entreprises sont dues à une mauvaise gestion des flux de trésorerie.

Une gestion efficace des flux de trésorerie doit être une priorité pour garantir le succès de toute entreprise. Afin d'explorer et de comprendre cela plus en profondeur, nous devons comprendre ce que signifie exactement le terme « flux de trésorerie ». En termes simples, les flux de trésorerie sont les mouvements de fonds entrants et sortants de l'entreprise. Deux résultats de trésorerie peuvent résulter de cette activité : un flux de trésorerie positif se produit lorsque les entrées de trésorerie au cours d'une période sont supérieures aux sorties de trésorerie au cours de la même période. À l'inverse, un flux de trésorerie négatif se produit lorsque plus de liquidités sont dépensées qu'elles ne sont générées. La génération de flux de trésorerie positifs est sans doute la mesure la plus critique du succès de l'exploitation d'une clinique ou d'une entreprise financièrement saine et durable3.

De formation, je suis comptable professionnel agréé et je conseille de nombreuses entreprises, dans le but de redresser les entreprises potentiellement en danger. J'ai appris qu'il existe certains indicateurs de flux de trésorerie que toutes les cliniques devraient revoir régulièrement et suivre de près. Outre des indicateurs plus évidents tels que les poursuites judiciaires pour non-paiement, le non-respect des obligations salariales et les demandes légales de paiement, il existe cinq indicateurs qui, pris individuellement ou en combinaison, constituent des signes avant-coureurs directs de problèmes de trésorerie actuels ou imminents.

Indicateurs de flux de trésorerie négatifs :

1. Retard de paiement ou non-paiement des fournisseurs et des factures : bien que cela puisse être un signe évident de problèmes de trésorerie, il peut être facile d'oublier le risque que les retards de paiement des factures font courir à votre clinique. Non seulement les retards de paiement augmentent le coût du paiement des factures, car vous êtes généralement soumis à des intérêts ou à des frais de retard, mais ils diminuent également votre cote de solvabilité et permettent aux paiements de factures d'augmenter.
2. Manque de rentabilité des opérations : la rentabilité peut être divisée en deux catégories principales : la rentabilité opérationnelle, c'est-à-dire les bénéfices générés par les activités de l'entreprise, et la rentabilité nette, les bénéfices que vous générez après avoir pris en compte des éléments tels que les impôts et les amortissements. Pour simplifier les choses, il est préférable de mettre davantage l'accent sur la rentabilité opérationnelle, car elle représente généralement l'argent provenant des opérations quotidiennes. Bien que générer des flux de trésorerie positifs soit en fin de compte l'objectif de toute entreprise, nous devons également tenir compte de la rentabilité opérationnelle, car c'est un bon indicateur pour savoir si la clinique gagne de l'argent et est capable de générer des flux de trésorerie grâce à ses opérations quotidiennes. Par conséquent, lorsque les opérations de la clinique ne rapportent pas d'argent, c'est un signe très clair de la cause des problèmes de trésorerie actuels ou imminents et doit être immédiatement noté.
3. Fonds de roulement négatif : le fonds de roulement, défini comme « les actifs courants moins les passifs courants » 5, est une mesure extrêmement importante à laquelle toute clinique doit prêter attention, car elle indique principalement la santé financière à court terme de l'entreprise. L'objectif est de maintenir un fonds de roulement constamment positif, car cela indique que la clinique a plus d'actifs courants (liquidités et créances) que de passifs courants (comptes créditeurs et dettes à court terme). Cela représente la capacité de poursuivre ses activités sans avoir à réinjecter des liquidités externes dans l'entreprise sous forme de dette, ou peut-être de l'argent du propriétaire. Un fonds de roulement négatif est le signe de problèmes de trésorerie plus graves. Si l'on exclut des éléments tels que les rénovations, l'achat de nouveaux équipements et les investissements dans des actifs à long terme, un fonds de roulement négatif peut être le signe d'une mauvaise gestion de trésorerie, de problèmes financiers majeurs et signifie généralement que les dépenses ont dépassé les flux de trésorerie entrants et ne sont donc pas durables. Je vous recommande de lire Entrepreneurial Finance de Steven Rogers si vous souhaitez en savoir plus sur ce principe très important de la comptabilité et sur son lien avec votre clinique.
4. Emprunter pour maintenir l'entreprise en activité : le fait d'avoir des titres de créance sur demande tels que des lignes de crédit et des cartes de crédit peut être à la fois une bénédiction et une malédiction pour la clinique. À bien des égards, les titres de créance à la demande peuvent être un excellent moyen de réduire les dépenses, d'accroître la flexibilité et de préserver la trésorerie. Cependant, ils peuvent également entraîner une mauvaise gestion, ce qui peut exacerber les problèmes énumérés ci-dessus et entraîner des paiements d'intérêts importants de la part des prêteurs et des fournisseurs, ce qui ne fait que comprimer davantage les flux de trésorerie.
5. Survivre grâce à l'argent qui arrive au jour le jour : bien qu'il n'existe aucune définition de ce que cela signifie exactement, on peut généralement parler de « l'argent sort aussi vite qu'il arrive ». Bien que l'on puisse supposer que ce type de problème ne touche que les petites cliniques, il touche souvent aussi bien les petites que les grandes cliniques. Les raisons pour lesquelles les cliniques peuvent se retrouver dans ce type de situation varient, mais elles sont généralement dues à une combinaison de faible rentabilité opérationnelle et de dépenses de trésorerie inefficaces, par exemple pour des actifs à long terme. L'achat du « plus récent » laser cosmétique du marché en est un exemple. Bien qu'il puisse s'agir d'un investissement stratégique à long terme, il a également la capacité de vider l'entreprise de sa force vitale : les liquidités disponibles.

Maintenant que certains indicateurs de problèmes de trésorerie ont été identifiés, la prochaine étape consiste à comprendre comment gérer et corriger stratégiquement ces problèmes afin d'assurer la pérennité de l'entreprise ou de la clinique. Il est essentiel de noter que de tels problèmes doivent être identifiés et atténués dès que possible, car ils peuvent rapidement entraîner la disparition de toute organisation.

Heureusement, j'ai utilisé six tactiques courantes pour améliorer les flux de trésorerie et corriger la trajectoire d'une entreprise qui s'engage sur une voie autrement inquiétante. Malheureusement, il est rare qu'une seule solution puisse résoudre tous les problèmes de trésorerie et ces solutions nécessitent beaucoup de travail, de l'engagement et parfois des décisions très difficiles à prendre.

Corriger les problèmes de trésorerie

Certaines tactiques qui peuvent être utilisées pour corriger les problèmes de trésorerie sont les suivantes :

1. Réduisez vos coûts : lorsqu'une clinique fait face à des problèmes de trésorerie dus à une rentabilité opérationnelle insuffisante, la réduction des coûts est un élément clé pour renverser la situation. L'absence de rentabilité opérationnelle suffisante influence considérablement la clinique. Si rien n'est fait, une rentabilité insuffisante peut créer une situation dans laquelle tous les indicateurs de problèmes de trésorerie mentionnés ci-dessus apparaissent. Par conséquent, dans une telle situation, des mesures doivent être prises pour corriger le problème sous-jacent. Quelle que soit la taille de la clinique, les coûts discrétionnaires et non essentiels peuvent être réduits ou entièrement supprimés. En fonction de la gravité des problèmes de trésorerie rencontrés par la clinique, l'objectif est de réduire les coûts afin que l'entreprise génère à nouveau des flux de trésorerie positifs sans porter atteinte à son cœur de métier et à sa capacité à fournir ses biens ou services ou avoir un impact sur l'activité principale, généralement appelée dépenses discrétionnaires, telles que les voyages, la publicité à un retour sur investissement non immédiat, la participation à des événements, les divertissements, la technologie, l'impression, les avantages sociaux, etc. Par exemple, il convient de réduire ces dépenses leurs clients ne le verraient jamais par rapport à ceux qui pourraient avoir un impact l'expérience des clients. Dans des circonstances spécifiques où la réduction des coûts à elle seule peut ne pas suffire à générer des flux de trésorerie positifs, l'objectif devient de réduire les coûts de manière aussi significative que possible sans affecter la capacité de l'entreprise à fournir ses produits ou services aux clients.
2. Retarder ou réviser les dépenses d'investissement : une dépense d'investissement, telle que l'achat d'un appareil de traitement esthétique au laser, est généralement définie comme une dépense qui profite à l'entreprise sur une longue période. De nombreuses cliniques rencontrent des problèmes de trésorerie en raison de dépenses d'investissement dans le cadre desquelles elles utilisent les flux de trésorerie liés à l'exploitation ou leurs réserves de trésorerie pour les financer. Bien que le réinvestissement dans la clinique ne soit pas une mauvaise chose, le problème peut provenir du fait que des flux de trésorerie disponibles sont nécessaires pour les opérations et que l'utilisation de ces flux de trésorerie pour financer des achats et des investissements majeurs réduit les liquidités disponibles de la clinique. L'utilisation des liquidités disponibles pour les dépenses en capital peut créer une situation dans laquelle la clinique peut devenir incapable de maintenir les activités de l'entreprise. Cette situation peut devenir une pente glissante et entraîner des problèmes tels que l'incapacité de payer les factures à temps, le non-respect d'obligations essentielles et l'endettement pour couvrir les opérations. La solution la plus simple est soit de cesser ces achats, soit de les financer par d'autres moyens tels que l'endettement à long terme, les contrats de location-acquisition ou le ralentissement du taux d'investissement. Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, le coût d'un emprunt pour une dépense d'investissement peut être nettement inférieur au coût lié à la persistance de problèmes de trésorerie, ainsi qu'aux coûts associés aux retards de paiement et aux formes d'endettement portant des intérêts élevés.
3. Diminuer les délais de paiement des clients : si les clients obtiennent un crédit de la part de la clinique, cela peut présenter une pléthore de défis du point de vue des flux de trésorerie. Dans un tel cas, essayez de réduire le crédit accordé ou de réduire le délai dans lequel un client est autorisé à payer sa facture. Par exemple, si le client dispose d'un délai de 30 jours pour régler une facture impayée, réduisez les délais ou offrez une incitation au paiement anticipé, telle qu'une réduction de 2 % sur la facture, si celle-ci est payée dans les dix jours afin d'inciter le client à la payer plus tôt. Selon les circonstances, la réduction complète du crédit accordé aux clients ou le recours à une tierce partie, telle qu'une société de financement de soins esthétiques, pour fournir du crédit au client peut contribuer à réduire le stress lié à la trésorerie. Notez que si la majorité des ventes sont effectuées à crédit, il faut choisir de trouver une solution alternative, comme faire appel à un tiers pour fournir du crédit plutôt que de simplement réduire complètement le crédit.
4. Concentrez-vous sur la réduction du « décalage de trésorerie » : l'une des principales causes des problèmes de trésorerie pour les entreprises de tous les secteurs est simplement due à la synchronisation des flux de trésorerie. Le décalage de trésorerie n'est pas un terme officiel, mais c'est un terme que j'utilise pour décrire le décalage horaire entre le moment où l'argent entre et le moment où il sort. Plus le décalage (différence) entre le moment où il sort et celui où il entre est important, plus la pression sur les flux de trésorerie est élevée. Malheureusement, dans la plupart des cliniques, il est souvent nécessaire de dépenser de l'argent avant son arrivée. Par exemple, si la clinique effectue des traitements de comblement dermique, elle doit donc avoir ces produits à portée de main sous forme d'inventaire, qu'elle peut ensuite utiliser pour l'intervention d'un patient. Par conséquent, la clinique est tenue d'acheter les produits de comblement dermique avant le traitement et ne reçoit de l'argent du patient qu'après le traitement. Le délai entre le moment où l'argent est dépensé et le moment où il est reçu exerce une certaine pression sur les flux de trésorerie. Afin de réduire les retards de trésorerie, la clinique peut prendre quelques mesures simples :
   • Achat à crédit fournisseur : de nombreux fournisseurs fourniront aux cliniques des lignes de crédit dont le paiement est dû dans les 30 jours plutôt que immédiatement, ce qui permet à la clinique de collecter de l'argent auprès de ses patients avant de le dépenser en produits.
   • Demandez aux patients de payer d'avance : cela peut être possible ou non, mais le fait d'obliger le patient à verser un acompte pour les traitements, même à un léger rabais, peut aider la clinique à réduire considérablement ses retards de trésorerie.
   • Utilisez des formes de crédit courantes : la plupart des cliniques proposent du crédit sous forme de cartes de crédit ou de lignes de crédit. Comme pour les achats à crédit fournisseur, l'utilisation de formes courantes de crédit peut contribuer à réduire les problèmes de trésorerie dus aux retards de trésorerie. Il convient toutefois de noter que certaines formes de crédit, comme les cartes de crédit, sont d'excellents outils si elles sont utilisées correctement. Lorsqu'ils ne sont pas utilisés correctement, ils peuvent entraîner des taux d'intérêt élevés, ce qui peut exercer une pression encore plus forte sur les flux de trésorerie.
   • Réduire les niveaux de stocks : l'achat de stocks importants peut vous donner un sentiment de sécurité, mais cela peut également devenir une charge pour les flux de trésorerie. Concentrez-vous sur l'achat du niveau de stock dont vous avez besoin et passez des commandes plus fréquemment.
5. Analysez le retour sur investissement (ROI) : de nombreuses cliniques constatent qu'elles dépensent de l'argent pour des articles et des activités, pour lesquels elles ont du mal à analyser le retour sur investissement direct de la clinique. Le retour sur investissement peut être défini comme l'avantage pour la clinique d'investir de l'argent ou des ressources dans une activité, un équipement ou un actif. Qu'il s'agisse de dépenses pour diverses formes de marketing, d'un nouveau poste dans la clinique ou d'équipements les plus récents, il est recommandé d'analyser de près le rendement et le rendement potentiel de toutes les dépenses. Personnellement, je passe beaucoup de temps avec les propriétaires de cliniques du monde entier, et je suis toujours étonnée du peu d'analyses effectuées pour déterminer si dépenser de l'argent pour certaines choses génère réellement un retour sur investissement pour la clinique. Par conséquent, l'analyse stratégique de toutes les dépenses est essentielle et peut être un excellent moyen d'identifier les activités qui ne génèrent pas de flux de trésorerie positifs. Cela peut alors être une méthode pour économiser de l'argent et permettre à la clinique de se concentrer davantage sur les activités qui génèrent réellement un rendement, ce qui peut en soi améliorer les flux de trésorerie.
6. Sachez que la croissance coûte de l'argent : de nombreux propriétaires de cliniques se concentrent sur la croissance de leur activité. Il est toutefois important de se rendre compte que la croissance coûte en fait de l'argent. Une croissance plus rapide que le taux auquel l'entreprise génère des liquidités créera des flux de trésorerie négatifs et épuisera les liquidités disponibles. La meilleure façon de gérer cela est de vous assurer que vous disposez d'un fonds de roulement suffisant avant de vous lancer sur la voie de la croissance et que vous avez des plans pour gérer les surprises. L'un de mes mentors, Warren Rustand, président de SC Capital Partners et ancien PDG de plus de 17 entreprises, utilise l'expression « règle des 24 », selon laquelle vous pouvez vous attendre à ce que les choses coûtent deux fois plus cher et mettent quatre fois plus de temps pour atteindre votre objectif dans un scénario de croissance. Il est essentiel de limiter la croissance pour qu'elle soit durable et, si elle ne l'est pas, de rechercher des solutions d'investissement à long terme par emprunt ou en actions pour financer la croissance plutôt que de compter sur les flux de trésorerie.

Résumé

De nombreux problèmes de trésorerie auxquels une clinique est confrontée peuvent être facilement identifiés, résolus et corrigés. Pour ce faire, il faut engager des discussions difficiles et éventuellement prendre des décisions motivantes. Si vous rencontrez ces défis, sachez que vous n'êtes pas seul et qu'ils peuvent être corrigés si vous y répondez de manière opportune et systématique. Il est toujours recommandé de résoudre les problèmes de trésorerie ou les problèmes potentiels dès que possible.

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